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Gestion électronique des documents

Gestion électronique des documents

Les technologies de l'information pénètrent fermement tous les domaines d'activité. Dès son apparition, il a commencé à devenir envahi par de nombreux mythes.

Est-ce quelque chose de concevable - les dossiers habituels et les piles de papiers disparaissent, et toute information «se dissout» dans les ordinateurs. Avec l'aide de cet article, les idées fausses les plus importantes sur les systèmes de gestion de documents électroniques seront démystifiées.

Gestion électronique des documents - bureautique simple. On pense qu'un tel système peut organiser les documents entrants et sortants. Et bien que la gestion électronique des documents soit déjà assez courante sur notre marché, cette affirmation est très populaire. Le bureau n'est qu'une des formes de gestion documentaire, traditionnelle dans notre pratique. En fait, la gestion électronique des documents est déjà présente dans notre vie. Dès que nous envoyons un document créé dans Word par courrier, ou que nous le recevons, cela parle déjà du fait qu'un tel système fonctionne. Dans nos réalités, le métier du bureau est de centraliser totalement le passage et la comptabilité de tous les documents officiels, de suivre l'exécution des ordres émis par le chef. Mais l'entreprise ne travaille pas seulement avec des documents officiels. Dans toute entreprise, même avant leur création, des journaux non officiels vont et fonctionnent. Leurs flux sont beaucoup plus complexes et plus larges. Dans notre monde, presque toutes les informations existent sous forme électronique. L'EDMS mis en œuvre devrait établir la gestion de tous les documents, pas seulement ceux qui transitent par le bureau. Ce serait une erreur de créer son propre système pour chaque type de documents. Mieux vaut laisser un seul EDMS global résoudre le problème de manière complexe.

SED peut sauver l'entreprise du chaos interne. C'est une erreur de croire qu'un tel EDMS en lui-même éliminera le désordre organisationnel présent dans l'entreprise. Mais ces problèmes ne sont pas résolus de cette façon. En cas de désordre au sein de l'entreprise, l'essentiel sera d'établir un ordre organisationnel, l'EDMS dans ce cas deviendra l'un des outils. Si vous commencez à l'implémenter là où il n'y a pas d'interaction interne, où les domaines de responsabilité ne sont pas séparés et les processus métier ne fonctionnent pas, il n'y aura aucun résultat. Ceux qui prennent la décision de mettre en œuvre l'EDMS doivent comprendre ce que ce projet apportera dans la situation actuelle.

Le document électronique sera efficace. Le sommet de ce mythe est déjà passé. Aujourd'hui, de plus en plus de clients se rendent compte que ce n'est pas le cas. Mais beaucoup continuent de croire en la magie de la gestion électronique des documents. Son efficacité est influencée par de nombreux facteurs, il ne suffit pas d'organiser la circulation des documents via les canaux de communication électroniques. Avant la mise en œuvre, il convient de se demander si les pratiques antérieures ont été comprises, les procédures existantes ont été unifiées et prises en compte, si la réingénierie est terminée. Il vaut la peine de se demander qui utilisera le système et dans quel mode, si les patrons travailleront avec lui ou si l'interaction reviendra à leurs assistants. Ces nuances doivent être discutées lors de la mise en œuvre. Si, pendant la transition, en collaboration avec l'EDMS, la réingénierie et l'optimisation des processus commerciaux sont effectuées, le résultat sera aussi efficace que possible.

La meilleure décision est basée sur la sélection des leaders du marché. Il semble si facile de choisir ce que les dirigeants utilisent déjà. Cela semble logique, affectant parfois sérieusement les préférences des clients. En fait, le marché et ses besoins sont en constante évolution. Les solutions développées il y a 4-5 ans sont désormais pertinentes. La période de présence sur le marché et l'expérience acquise pendant cette période nous permettent de mettre en œuvre des projets de presque toutes les dimensions. Les EDMS populaires, utilisés par les leaders, ont conquis le marché plus tôt. Au cours de ces années, des principes complètement différents étaient pertinents. Maintenant, il convient de prêter attention aux nouvelles solutions, même si le nombre d'implémentations dont elles disposent est inférieur à celui des leaders. Ils sont beaucoup plus technologiques et resteront pertinents pendant encore 5 à 7 ans.

Il vaut mieux choisir les systèmes occidentaux - ils sont plus flexibles et fonctionnels. Ce mythe est apparu pour une raison. Historiquement, les solutions nationales étaient inférieures aux solutions occidentales. Mais nos complexes étaient encore plus axés sur les spécificités russes, en tenant compte des exigences particulières des entreprises. À l'heure actuelle, il existe également des solutions nationales supérieures aux solutions étrangères. Ces plates-formes sont à la fois puissantes et flexibles. Un avantage devrait être considéré comme la présence de modules axés sur l'automatisation des processus avec des spécificités russes. Et ces complexes coûtent moins cher que leurs homologues étrangers, et le soutien et les services supplémentaires sont beaucoup plus abordables.

EDMS n'est nécessaire que pour les organisations ayant des réglementations claires et des processus métier décrits. Comme déjà mentionné, le désordre dans l'organisation rend insensé l'introduction de la gestion électronique des documents. Mais parfois, il n'est pas du tout nécessaire que tout soit correctement et clairement décrit. De plus en plus d'entreprises utilisent des techniques de gestion agiles, appliquant une gestion adaptative des cas. Dans de tels cas, les EDMS sont contraints de s'y adapter, en modifiant leur configuration et leurs principes de fonctionnement.

L'EDMS peut être utilisé activement immédiatement après sa mise en œuvre. L'objet de l'automatisation est les processus de gestion d'entreprise. Cela ne permet pas de traiter le système de workflow comme un projet normal, complété par la mise en service. Tous les processus de gestion sont en constante évolution. Il arrive aussi qu'au début de la mise en œuvre du système, le client ait une mauvaise idée de ses capacités réelles. La mise en œuvre d'un EDMS est une chaîne de projets interconnectés qui développent l'automatisation, étendent la fonctionnalité du système et le modernisent. Habituellement, la boîte à outils EDMS contient des exigences pour la possibilité de changements spécifiques dans les modules implémentés et l'automatisation rapide de nouveaux processus.

La mise en œuvre de l'EDMS incombe entièrement au contractant. N'est-ce pas vraiment exigé du client lors de la mise en œuvre d'un tel système? C'est l'opinion des petites entreprises et où le niveau d'informatisation est faible et les projets similaires sont nouveaux. La mise en place de l'EDMS implique toujours une modification des procédures internes mises en place dans l'entreprise et du mode de son fonctionnement. Si l'équipe n'est pas prête pour cela et qu'il n'y a aucune motivation pour de nouvelles réalisations, alors l'effet sera nul ou même l'inverse. Mais les développeurs notent que récemment, les clients sont devenus plus expérimentés, comprenant leur rôle.

Pour les petites entreprises, un EDMS de haute qualité n'est pas nécessaire. Le plus souvent, les propriétaires de petites entreprises pensent que les packages 1C et MS Office sont suffisants pour qu'ils fonctionnent. Si l'entreprise n'emploie que 10 personnes, la comptabilité et l'enregistrement des documents peuvent être conservés dans Excel, stockés dans le cloud et échangés des lettres à l'aide d'Outlook. Il existe de nombreuses solutions cloud simples et parfois gratuites - Google Apps, Microsoft Office 365. Dans certaines conditions, un tel système peut être compréhensible, mais il faut se poser la question du type d'interaction entre une petite entreprise et l'informatique en général. Quoi qu'il en soit, que peut-on considérer comme une petite entreprise? Si nous excluons la micro-entreprise avec son flux de travail spécifique, les avantages des systèmes électroniques sont toujours là. Certes, l'échelle de l'entreprise ne vous permettra pas de la ressentir aussi clairement que dans le cas d'une moyenne ou grande entreprise. Toutes les fonctions ne sont pas nécessaires. Par exemple, une petite entreprise peut refuser de contrôler la correspondance entrante, contrôler l'exécution des commandes et automatiser les procédures d'approbation des documents. Il est plus facile pour un petit groupe de personnes de s'asseoir ensemble et de résoudre tous les problèmes. Mais un environnement d'information de travail unifié est toujours nécessaire, il est possible de structurer les informations de manière de haute qualité, d'y rechercher, de faire un accès rapide aux documents et modèles nécessaires. Cela sera également vrai pour les petites entreprises. Si le propriétaire envisage de développer son entreprise, il doit alors réfléchir au débogage des communications internes et des processus métier. Dans ce cas, la question de l'introduction de la gestion électronique des documents deviendra tôt ou tard pertinente.

Les systèmes mobiles de gestion de documents électroniques ne sont pas sûrs. En fait, ces solutions sont aussi sécurisées que les autres applications mobiles d'entreprise. La menace ne réside pas dans l'EDMS mobile lui-même, mais dans sa mise en œuvre spécifique, ignorant les politiques de sécurité informatique par le personnel du client. Les développeurs diversifient leur manière d'accéder aux informations. Dans ce domaine, beaucoup dépend de l'entreprise elle-même et des technologies qu'elle utilise pour protéger ses données. Nous parlons de mesures à la fois techniques et organisationnelles. Si vous prêtez attention à ce problème, l'EDMS mobile sera sécurisé. Et dans les réalités modernes, parfois vous ne pouvez pas vous en passer. Ce mythe est dissipé au moins par le fait que dans les grandes entreprises, y compris financières et de gestion, l'EDMS mobile est activement utilisé par les dirigeants.

Il n'y a pas de base légale pour l'introduction d'EDS. En fait, la base juridique pour la mise en œuvre de telles solutions existe déjà. Personne n'empêche les entreprises d'abandonner le flux de travail traditionnel au profit de la dématérialisation. Certes, il existe encore une petite liste spécifiée qui ne peut pas être touchée. Il s'agit, avant tout, de la gestion des dossiers du personnel. Et le problème n'est pas qu'il n'y a pas de lois et d'actes, mais que l'entreprise elle-même n'a pas créé de normes internes pour la légalisation des signatures électroniques. Cela rend difficile le passage à la circulation sans papier des documents.

La mise en œuvre de l'EDMS est trop longue. Autrefois, cette affirmation était tout à fait vraie, mais aujourd'hui elle est devenue un mythe. Auparavant, les systèmes électroniques étaient construits à l'image des systèmes papier existants, les mêmes réglementations étaient utilisées. Les utilisateurs ne pouvaient pas adopter rapidement de nouvelles normes, les interfaces étaient lourdes, les documents papier et électroniques devaient être dupliqués et la formation prenait du temps. Mais cela vaut également la peine d'envisager une enquête avant-projet, la configuration du système, son intégration dans l'infrastructure informatique existante, l'installation des applications pour l'utilisateur. C'était vraiment chronophage. Cependant, la situation a déjà changé. Les solutions modernes disposent de nombreux outils pour accélérer la mise en œuvre. Il existe un ensemble d'applications prêtes à l'emploi, la possibilité d'augmenter progressivement les fonctionnalités. Vous pouvez commencer à utiliser la gestion électronique des documents rapidement et à peu de frais, en l'améliorant au niveau souhaité. La période de mise en œuvre elle-même dépend de la complexité, des exigences d'optimisation, du nombre d'améliorations et de personnalisation de la solution, du nombre d'utilisateurs. Si vous devez intégrer de nombreux systèmes et transférer des dizaines de milliers d'utilisateurs vers l'utilisation d'EDMS, alors 2-3 ans sont considérés comme une période tout à fait normale. Et l'entreprise moyenne obtient un système fonctionnel en six mois en moyenne.


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